Secara kata, dokumen adalah sesuatu yang tertulis, tercetak, atau terekam yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan. Adapun Pendokumentasian adalah proses cara pembuatan dokumen Dalam kaitannya dengan pelesarian cagar budaya, dokumentasi dapat diartikan sebagai Suatu aktivitas /proses pencatatan informasi secara sistematis terhadap suatu cagar budaya dalam rangka pengumpulan data yang akan digunakan sebagai acuan/referensi untuk pemeliharaan dan pelestarian di masa yang akan datang
Tujuan Dokumentasi adalah untuk mengkomunikasikan, mengambil suatu informasi dari suatu masalah atau kegiatan, dan menyajikan informasi (sebagai sarana Pengetahuan, base data, data untuk rekonstruksi, pembautan polis,rekaman masa depan). Dokumentasi Warisan Budaya Dalam UU Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2017 Tentang Pemajuan Kebudayaan: dokumentasi untuk pelestarian cagar budaya dalam Undang-Undang Cagar Budaya Nomor 11 Tahun 2010, proses yang dilakukan untuk objek pemajuan kebudayaan ini juga mempunyai prinsip yang sama. Proses dokumentasi objek pemajuan kebudayaan ini merupakan rangkaian tahapan dalam Inventarisasi Objek Pemajuan Kebudayaan
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2017 Tentang Pemajuan Kebudayaan pasal 16 ayat 1 butir a dijelaskan bahwa “Yang dimaksud dengan “pencatatan dan pendokumentasian” adalah upaya merekam untuk menggambarkan keadaan Objek Pemajuan Kebudayaan baik wujud fisik maupun arti sosialnya dengan tujuan untuk mengidentifikasi Objek Pemajuan Kebudayaan. Prinsip Pendokumentasian “ a. Jelas dan informative (mudah dibaca dan dipahami), b. Akurat, c. dapat dipertanggung jawabkan (secara aspek Hukum)” Sasaran dari kegiatan dokumentasi terdiri dari pengadaan dokumen, penyimpanan dokumen, pengolahan dokumen, publikasi dokumen dan pemutakhiran dokumen. Jenis Dokumentasi ; a. Dokumen verbal dan Dokumen Audio
Perkembangan metode dokumentasi cagar budaya di Indonesia antara lain ; a. Sketsa, b. hand Survey, c. Fotografi / Pemotretan, d. Dokumentasi Audio Visual, e. Fotogrametri, f. Terestrial Laser Scanning (TLS), g. SIG ( Sistem informasi Geografis), h. Unmanned Aerial Vehicle (UAV/Drone)
Kelebihan dan kekurangan Penggunaan metode digital
- Kelebihan nya : data dapat diakses dan dipindahkan dengan mudah melalui alat tertentu, mengikuti perkembangan zaman dan teknologi, tidak tergantung pada jarak, memungkinkan pengenalan layanan-layanan baru, lebih fleksibel/ringkas/tidak membutuhkan ruang penyimpanan yang besar, penggunaannya relatif lebih mudah, kesalahan dapat diminimalisir, efisien dalam segi waktu, alat-alat pada teknologi digital lebih stabil dan praktis, dan memiliki daya tahan yang lama dalam pemakaiannya, Integrated Service Digital Network ( ISDN ) dalam teknologi digital dapat menghantarkan berbagai bentuk informasi dalam sebuah jaringan tunggal
- Kekurangannya : kesalahan pada saat digitalisasi mempunyai resiko menyebabkan informasi yang asli tidak dapat terpresentasikan dengan baik saat digitalisasi
Sesuai dengan Undang-undang Nomor 11 tahun 2010, cagar budaya terbagi menjadi benda cagar budaya, bangunan cagar budaya, stuktur cagar budaya, situs cagar budaya dan kawasan cagar budaya. Sesuai dengan Undang-undang Nomor 11 tahun 2010 pasal 53 ayat 4 yang menyebutkan bahwa pelestarian cagar budaya harus didukung oleh kegiatan pendokumentasian sebelum dilakukan kegiatan yang dapat menyebabkan terjadinya perubahan keasliannya.
Dalam melakukan dokumentasi pada pekerjaaan pemugaran, dilakukan pendokumentasian secara lengkap pada bangunan dan lingkungan pada kondisi sebelum di pugar, pelaksanaan pemugaran dan sesudah dipugar
Dokumentasi dalam pelestarian objek pemajuan kebudayaan menngacu pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 tahun 2017 Tentang Pemajuan kebudayaan.